Die Digitalisierung im Rechnungswesen schreitet weiter voran. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue gesetzliche Regelungen zur E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Die nächste wichtige Frist folgt bereits am 1. Januar 2027. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um Ihre Rechnungsprozesse rechtzeitig auf die neuen Anforderungen umzustellen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Rechnung, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Zu den gängigen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Dadurch können Rechnungen ohne manuelle Datenerfassung direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme übernommen werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess.
Was gilt seit dem 01.01.2025?
Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und elektronisch zu verarbeiten. Für die Ausstellung gelten jedoch gesetzliche Übergangsfristen.
Was ändert sich zum 01.01.2027?
Ab dem 1. Januar 2027 endet für viele Unternehmen die bisherige Übergangsregelung.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ihre Rechnungen an andere inländische Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen. Der Versand von einfachen PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen ist für diese Unternehmen im Regelfall nicht mehr ausreichend.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen die Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027 nutzen und weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Spätestens ab 1. Januar 2028 gilt die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen grundsätzlich für alle betroffenen Unternehmen im B2B-Bereich.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
Die Umstellung bringt zahlreiche Vorteile:
- schnellere Rechnungsverarbeitung
- weniger manueller Erfassungsaufwand
- Reduzierung von Fehlerquellen
- kürzere Bearbeitungszeiten
- papierlose und revisionssichere Archivierung
- mehr Transparenz im Rechnungswesen
- optimierte Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
So bereiten Sie sich jetzt vor
Nutzen Sie die Übergangszeit, um Ihre Prozesse rechtzeitig anzupassen:
- Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen erstellen und empfangen kann.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden mit den neuen Abläufen vertraut sind.
- Digitalisieren Sie Ihre Rechnungs- und Freigabeprozesse.
- Stimmen Sie die Einführung gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung ab.
Je früher Unternehmen umstellen, desto einfacher gelingt der Übergang – ohne Zeitdruck kurz vor Ablauf der Fristen.
Unser Fazit
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung digitaler Unternehmensprozesse. Mit der nächsten gesetzlichen Frist am 01.01.2027 steigt für viele Unternehmen der Handlungsbedarf deutlich. Wer sich bereits heute vorbereitet, profitiert von effizienteren Abläufen, geringeren Verwaltungskosten und einer zukunftssicheren Buchhaltung.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung der E-Rechnung – von der Auswahl der passenden Software über die Einrichtung digitaler Prozesse bis hin zur Integration in Ihre Buchhaltung. Sprechen Sie uns an und bereiten Sie Ihr Unternehmen gemeinsam mit uns optimal auf die kommenden gesetzlichen Anforderungen vor.